[2017-08-22]
Obowiązki sprawozdawczo-rejestrowe spółki z o.o. i konsekwencje ich niedopełnienia

Dla każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązki sprawozdawczo-rejestrowe stanowią niezwykle ważny element formalno-prawny. Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - jako osoba prawna, obowiązana jest do przestrzegania przepisów prawa, w tym do wypełniania regulacji nakładających obowiązki sprawozdawczo-rejestrowe. Ponadto szczególne obowiązki nałożone zostały w przepisach prawa także na osoby fizyczne mające, zdaniem ustawodawcy, kluczowy wpływ na bieżące funkcjonowanie każdej spółki z ogroniczoną odpowiedzialością. Regulacje prawne obowiązków sprawozdawczo-rejestrowych spółek z ogroniczoną odpowiedzialnością mają na tyle znaczący wymiar, iż polski ustawodawca wprowadził szereg sankcji wobec tych podmiotów, które nie czynią zadość takim obowiązkom. 

 

Poniżej przedstawiamy opis wybranych obowiązków sprawozdawczo-rejestrowych spółek z ogroniczoną odpowiedzialnością, jakie zostały nałożone przez polskie prawo na każdą spółką z o.o., jak i konsekwencje ich niedopełnienia.

 

a) obowiązki sprawozdawcze wynikające z ustawy o rachunkowości

 

a1) obowiązek terminowego składania sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności Spółki

 

Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 1994 r., nr 121, poz. 591 z późn. zm. – dalej jako u.r., spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają obowiązek terminowego składania sprawozdania finansowego. Obowiązek ten ciąży na „kierowniku jednostki”:

 

Art. 49. 1. W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz w przypadku specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki.

 

Kogo należy uznawać za kierownika jednostki. W tym zakresie należy posłużyć się definicją legalną „kierownika jednostki”, która jest zawarta w art. 3 ust. 1 pkt 6 u.r.:

 

Art. 3. 1. Ilekroć w ustawie jest mowa o:

6) kierowniku jednostki – rozumie się przez to członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym;

 

Pobocznie należy zauważyć, że nie ma możliwości swoistej „cesji” obowiązków sprawozdawczych na inny podmiot niż kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 u.r.):

 

Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

 

Kompleksowy obraz obowiązków sprawozdawczych kierownika jednostki w postaci spółki z o.o. daje lektura art. 69 ust. 1 u.r.:

 

Art. 69. 1. Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

 

Sprawozdanie Spółki mogło nie podlegać obowiązkowi badania w przypadku niespełniania przez Spółkę przesłanek opisanych w treści art. 64 u.r.

 

a2) sankcje wynikające z niedopełnienia w/w obowiązku

 

Przepisy karne u.r. przewidują następujące konsekwencje za niesporządzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki z o.o.:

 

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych

podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.” (art. 77 pkt 2 u.r.);”

 

Art. 79. Kto wbrew przepisom ustawy:

3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

4) nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym

podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.” (art. 79 pkt 3 i 4 u.r.).

a3) tok procedowania w przypadku uchybienia obowiązkom, o którym mowa w podpunkcie a1.

 

Ustawa o rachunkowości wymaga złożenia zatwierdzonego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, a nie jakichkolwiek sprawozdań. Ustawa ta milczy w zakresie tego, by istniał obowiązek przedkładania zatwierdzonego sprawozdania z działalności, bądź odpisu uchwały właściwego organu, zatwierdzającej sprawozdanie z działalności, jakkolwiek z treści art. 228 pkt 1 k.s.h. w zw. z art. 231  par. 2 pkt 1 k.s.h. wynika, że istnieje co najmniej korporacyjny obowiązek zatwierdzania (bądź przynajmniej odmowy zatwierdzenia) sprawozdania z działalności spółki z o.o. przez zgromadzenie wspólników. W przypadku uchybienia terminom do złożenia sprawozdania, ustawa precyzuje tok postępowania:

 

Termin nominalny do zatwierdzenia sprawozdania finansowego określa art. 53 ust. 1 u.r.:

 

Art. 53. 1. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

 

W przypadku pokrywania się roku obrotowego w spółce z rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym winien być 31 grudnia danego roku.

 

Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w terminie opisanym w art. 53 ust. 1 u.r. pociąga za sobą dalszy tok procedowania w świetle u.r.:

 

2. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie określonym w art. 53 ust. 1, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa w ust. 1.” (art. 69 ust. 2 u.r.)

 

Zwrócić należy uwagę na to, że art. 69 ust. 2 u.r. wprowadza obowiązek dwukrotnego składania sprawozdania finansowego – w ciągu 15 dni od terminu określonego w art. 53 ust. 1 u.r. (sprawozdanie niezatwierdzone) oraz w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu (sprawozdanie zatwierdzone). W przypadku niesporządzania w ogóle żadnych dokumentów sprawozdawczych przez okres kilku lat (tak, jak w przypadku Spółki), kierownik jednostki uchybia jednemu terminowi – do złożenia sprawozdania finansowego w ciągu 15 dni od terminu określonego w art. 53 ust. 1 u.r. (tj. terminowi na złożenie sprawozdania niezatwierdzonego).

 

b1) obowiązki sprawozdawczo - rejestrowe wobec Krajowego Rejestru Sądowego.

 

Poza konsekwencjami karnymi wynikającymi z ustawy o rachunkowości liczyć należy się również z konsekwencjami opisanymi w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, wynikającymi z niedochowywania obowiązków zakreślonych w tej ustawie.

 

Obowiązek aktualizowania danych i składania właściwych dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego, przez spółki z o.o., wynika z art. 8a ustawy o KRS, przy czym – na potrzeby niniejszej analizy – zwrócić należy uwagę na art. 8 ust. 1 i 2 oraz art. 8a ust. 1 pkt 1-5 ustawy o KRS:

 

Art. 8. 1. Rejestr jest jawny.

2. Każdy ma prawo dostępu do danych zawartych w Rejestrze za pośrednictwem Centralnej Informacji.” (art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o KRS)

1. Katalog obejmuje następujące dokumenty spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych i spółek europejskich:

1) akty założycielskie, umowy oraz statuty, jeżeli są oddzielnymi aktami, a także uchwały o ich zmianie;

2) teksty jednolite dokumentów wymienionych w pkt 1;

3) uchwały o zmianie wysokości kapitału zakładowego, jeżeli nie wymagały jednoczesnej zmiany umowy lub statutu;

4) uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek;

5) roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinie biegłych rewidentów i sprawozdania z działalności jednostek, jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów szczególnych;” (art. 8a ust. 1 pkt 1-5 ustawy o KRS)

 

Ze względów porządkowych nadmienić należy, iż z dniem 01 stycznia 2018 r. zmianie ulega treść art. 8a ust. 1 pkt 5 ustawy o KRS:

 

5) roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych w rozumieniu przepisów o rachunkowości, odpisy uchwał o zatwierdzeniu tych sprawozdań i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdania z badania i sprawozdania z działalności jednostek, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowane sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów szczególnych;” 

b2) sankcje wynikające z niedopełnienia w/w obowiązku

 

Zaniechanie aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym wiąże się z możliwym nałożeniem przez sąd rejestrowy sankcji represyjnych. Zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o KRS:

 

„Art. 24. 1. W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych (postępowanie przymuszające). W przypadku niewykonania obowiązków w tym terminie, sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych. Przepisu art. 1053 Kodeksu postępowania cywilnego nie stosuje się.

2. Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę, o której mowa w ust. 1.

 

Zwrócić należy również uwagę na możliwe konsekwencje dla bytu prawnego spółki z o.o. w związku z brakiem aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym:

 

6. W przypadkach uzasadnionych bezpieczeństwem obrotu sąd rejestrowy może dokonać z urzędu wykreślenia danych niezgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy lub wpisu danych odpowiadających rzeczywistemu stanowi rzeczy, jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu lub wykreślenia znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne.” (art. 24 ust. 6 ustawy o KRS)

 

Art. 25a. 1. Sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, w przypadku gdy:

4) mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe;

5) mimo dwukrotnego wezwania sądu rejestrowego nie wykonano innych obowiązków, o których mowa w art. 24 ust. 1.

2. W toku postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego sąd rejestrowy bada, czy podmiot ten posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność.” (art. 25a ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 2 ustawy o KRS)

 

Liczyć należy się również z okolicznością, że w przypadku niewypełniania obowiązków rejestrowych po stronie Spółki, mimo nakładania grzywien, sąd rejestrowy może ustanowić kuratora dla Spółki:

 

Art. 26. 1. Jeżeli pomimo stosowania grzywien osoba prawna wpisana do rejestru przedsiębiorców nie wykonuje obowiązków, o których mowa w art. 24 ust. 1, sąd rejestrowy może ustanowić dla niej kuratora na okres nieprzekraczający roku. Sąd rejestrowy może przedłużyć ustanowienie kuratora na okres nieprzekraczający 6 miesięcy, jeżeli czynności kuratora nie mogły zostać zakończone przed upływem okresu, na który został ustanowiony.” (art. 26 ust. 1 ustawy o KRS).


Pokaż wszystkie